Docu Works 9.1とは
電子文書と紙文書を一元管理できる「ドキュメント有効活用ソフトウェア」
書類の電子化が進む現代ですが、まだまだ紙で書類を管理している企業が多いのが現状です。
紙文書を使うことで、保管場所の確保や、すぐに見つからない、出力コストがかかるなど、さまざまな問題が発生します。
DocuWorks9.1は、そんな書類や紙文書に関するお困りごとを解決するお手伝いをいたします。
POINT① 書類管理の見やすさ・分かりやすさが格段に上がる！
Z パソコン上に「書類の表紙」が表示される
ので、ひと目で分かりやすい
Z 「束ねる」「ばらす」など、ファイル単位での編集ができ、まるで机の上のような直感的な操作が可能
Z 上下に分割した画面で、文書の移動などがスムーズに
POINT② さまざまなファイル様式の書類にも対応！
Z スキャンした文書も、ワードやエクセルで作った書類もDocu Worksへ変換して、紙への出力なしでまとめて管理できる
Z キーワードで書類の検索ができるので、探したい書類がすぐに見つかる
PCで書類を管理するので
デスク周りがスッキリ
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書類探しの時間が減り
作業効率UP
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FAXやコピー用紙の
出力コスト削減
デスクとFAXを行き来する
手間を省いて、生産性UP
迅速な問い合わせ対応や
受注処理が可能に
① 会議で使用する資料を準備する場合
E活用場面が多い業種……製造業、建設業、設備業、ほか
E主な作業例………………出図作業、など
会議の資料を作る際、複数の部署からさまざまなファイル形式でデータを受け取った場合、一度プリントアウトして、ページごとに紙文書を並べ替えたりする必要があります。
Docu Works 9.1でデータを管理すれば、このような作業も簡略化することができます。
「ドラッグ＆ドロップ」の操作だけで書類をひとまとめに
ワードやエクセルなどのデータはDocu Works に変換します。
また、紙文書は複合機でスキャンして、Docu Works 9.1に取り込みます。
あとは紙を束ねるようにドロップ＆ドラッグの操作で重ねていくだけで、ひとつの電子文書としてまとめることができます。
通し番号をつけたり、印刷もワンクリックで行うことができます。
② さまざまな種類の電子データを管理する場合
E活用場面が多い業種……建設業ほか、幅広い業種で活用
E主な作業例………………決算報告書、研究報告書、など
ワード、エクセル、CAD、メール文書など、さまざまなファイル形式で作成される業務文書。
フォルダ管理が一般的ですが、ファイルの種類が多いことで確認に手間がかかったり、担当者しか見つけられないことも。
Docu Works 9.1では、このような多様なファイル形式の管理に関するお困りごとも、解決することができます。
空の「バインダー」にまとめて入れていくだけ
並べ替えも自由自在にでき、バインダーへタイトルをつければ、 電子データで一括管理が可能です。
③ 情報量の多いデータから書類を検索する
E活用場面が多い業種……業種・業務問わず幅広く活用可能
E主な作業例………………業務マニュアル、製品マニュアルなど、情報量の多いデータの検索
統計によると、日本のオフィスワーカーの労働時間中、３０％は「探し物」をしている時間と言われています。
膨大なデータの中から特定のページを見つけたいとき、Docu Works 9.1で種類を管理していれば、必要なページがすぐに見つけられます。
「検索してマーク」機能で、検索したいワードを入れるだけ
「検索してマーク機能」に検索したいキーワードを入力して検索すると、該当するページには付箋をし、検索した文字にがマーカーが引かれて表示されます。
また、スキャンした紙文書も、「OCR処理」を行っておくことで、文書での検索ができるようになります。
④ 届いたFAX文書もペーパーレスに
E活用場面が多い業種……業種・業務問わず幅広く活用可能
E主な作業例………………紙で届くFAX文書を使った業務全て
これまでは、FAXが届くと内容を確認し、用紙に納期などを記入して返信することが一般的でした。
また、大量の受注がある場合、担当者はFAXとデスクを行き来し、漏れがないよう内容を確認し、取引先に返信をする必要がありました。
Docu Works 9.1では紙への出力を一切行わずに、パソコンで業務を完結することが可能です。
ファックスが届いたら、紙に出力せずにパソコンで管理
FAXが届くと、紙への出力を行わずに、担当者のおパソコンに通知され、Docu Works 9.1内に表示されているトレイに届きます。
パソコン内のトレイからデータを取り出す作業も視覚的にわかりやすく、確認漏れを防ぎます。
確認後は、届いたFAXに「受領済」のスタンプを押したり、納期を記入して、紙へ出力せずにFAX送信することができます。
紙文書を電子化することで、多様な働き方を実現
紙文書を電子化し、迅速な情報共有ができることで、テレワークに柔軟に対応できたり、離れた拠点でもスムーズに事業を進めていくことが可能です。
Docu Works 9.1を活用し、業務の効率化やコスト削減、そして場所や時間を選ばない多様な働き方の実現にお役立てください。
標準ライセンス価格
17,800円(税別) / １ライセンス
ライセンス数に応じた価格表はこちら
サブスクリプション
月額 800円(税別) / １ユーザー
ユーザー数に応じた価格表はこちら
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